Burak Sefa Alpsoy

Process Mining (Süreç Madenciliği) nedir?

Bu yazımda pandemi süreciyle kurumlar içerisinde önemi daha da artan süreç yönetimi, dijitalleşme taleplerini karşılayan bir terime Süreç madenciliği ( Process Mining) konusuna kısaca değineceğim.

Öncelikle sözlük tabirini hatırlayalım, Süreç Madenciliği ( Process Mining), dijital dönüşümü yönlendirmek ve yatırım getirisini artırmak için kritik iş süreçlerini keşfetmek ve analiz etmek için vizyoner ve akıllı bir çözümdür.

Burak olarak ben öğrenme sürecinde ve sonrasında şöyle tanımlamayı sevdim; değerli verilerimizi ve iş akışlarımız her geçen gün artıyor ve bu verilerin ve akışlar iç içe git gide daha karmaşık yapılar oluşturuyor, bu karmaşa BT (Bilgi Teknolojileri) sistemlerimizin birbiriyle konuşması, akışların düzenlenmesi ve optimize edilmesi gerekiyor. Süreç madenciliği BT sistemlerindeki bu veri ve akışları dijital ayak izlerine göre analiz eden ve optimize eden bir çözüm.

Daha gayri resmi bir tabirle iş zekâsı size dijitalleşme haritanızı gösterirken süreç madenciliği ne yöne gitmeniz gerektiğini anlatan bir navigasyondur.

Hepimiz şirketlerimizde çalışırken aslında esas iş birimizi anlatırız çünkü şirkette değil o iş biriminde çalışıyoruzdur, bu bir satış, operasyon ekibi, üretim planlama ekibi veya müşteri ilişkileri birimi vs. olabilir. Biz kendi işimize yoğunlaşmış çalışırken şirketimizin üretkenliği bu iş birimlerimizin bir arada ne kadar etkili ve bağlı çalıştığıdır. Dolayısıyla süreç madenciliği çözümünü şirketinizde uygun noktalarda konumlandırma ve uygulama bu iş akışları ve verilerle çalışan iş birimlerinin kararları ile ilerler, BT çözümlerinizle çalıştığından BT ekibi kontrol ve yönetiminde iş birimlerinin çalışması ile uygulanır.

Bir süreç madenciliği projesi temel olarak aşağıdaki adımları takip ederek gerçekleştirilir:

• Süreçlerinizi keşfetmek
• Sorunlu veya geliştirilmesi gereken noktaların tanımlanması
• Simüle edilmesi, ( Dijital bir sistem ikizi ile simülasyon)
• İzlenmesi ve optimize edilmesi.

Bu iyileştirmeler en etkili noktalardaki birkaç adımla başlayıp sürekli bir geliştirmeye imkan sağlar.

Ne tür iç geliştirme arıyoruz?

• Temel performans gösterisi ( Başarılı bir iş için temel göstergeler nelerdir? Bu göstergeleri izlemek ve geliştirme nasıl mümkün olabilir?)
• Verimsiz noktalar ( Sorunlu veya tıkanmaya sebep noktalar nelerdir? Çalışanlar en çok nerede zaman harcıyor?
• Hatalar ( En çok hata görülen noktalar, regülasyonlara uygun olmayan süreçler nelerdir?)
• Fırsatlar

Bir süreç madenciliği projesi adımlarından görev madenciliği (Task Mining) kısmından da kısaca bahsedeyim.

Görev madenciliği, kullanıcıların hareketlerini takip ve kayıt etme, bağlamların tanınması (OCR) ve görev madenciliği potansiyelinden yararlanmak ile gerçekleşir, süreç madenciliği ile tamamen entegre edilebilir ve çalışanların çokça zamanını alan verimsiz süreçlerin ortadan kalkmasını sağlayabilir.

Örnek bir senaryoya bakalım:

Satın alma departmanının direkt bir etkinliği olmadan ödenecek hesapların sayısı nedir?

Analiz sonucunda ilişkili bir satın alma siparişi olmayan 1625 fatura tanımlar, ve toplam rakamı 14.565 USD dir. Satın alma departmanının bu satın alma siparişi olmayan faturalara dahil edilmemesi kurum için önemli bir tasarruf ve standardizasyon sağlayacaktır. Bu sayede süreçlerde %40 bir zaman kazanımı ve standardizasyon ile %5 nakdi kazanç olabileceği ön görülüyor.

Bu proje sonucu direkt matematiksel kazanımlar şu şekilde:

12700 USD X %40 * %5 = 254.000 USD

Bir de dolaylı olarak kazanımlar olacaktır, onlar zaten kafanızda belirdi diye tahmin ediyorum J

IBM Process Mining çözümü hakkında:

IBM Process Mining çözümü  ise tüm bu anlattığım faydaları ve çok daha fazlasını bağlı çalışabilecek RPA, Blueworks ve BAI gibi çözümleri ile hızlı ve etkili olarak projelerinizi gerçekleştirme imkanı sunuyor.

Siz de kurumlarınızda bir süreç madenciliği projesi gerçekleştirmek için benimle iletişime geçebilirsiniz, yetkin iş ortakları ve IBM çalışanları ile projelerinizi görüşebiliriz.